为适应教师教育改革与学校事业发展需要，根据上级档案工作的政策要求和我校档案工作实际需要，经研究对我校档案资料的收集、整理、利用、有关业务方面的知识咨询提出如下意见。

一、根据《中华人民共和国档案法》等规定，学校各部门工作中形成的应当归档的材料（党、政、工、团、教学、会计及各处室形成的文件材料，上级文件，集体获得的奖状、奖旗、奖杯、奖牌，个人获奖证书的复印件，辅导学生获奖证书的复印件，学术方面的有关材料、证书，学生在校的获奖材料等等），由各部门档案兼管收集齐全并进行整理、定期交本单位档案机构（档案室）集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

二、加强档案管理队伍建设，配备专、兼职档案员，并大力支持档案管理人员参加进修、培训、学术交流活动，不断提高档案管理队伍的整体素质。进一步完善档案管理网络，实行集中管理。学校档案室是各部门材料收集、整理、查阅、利用、咨询的服务部门，负责指导教务、总务、德育、培训处、幼儿园等部门兼职档案员的工作。

三、不断增加投入，改善档案保管条件，加快档案管理现代化的步伐。扩大库房，购置必要的设备，确保档案安全，促进档案管理水平的提高。

四、认真宣传《档案法》、《实施细则》等档案法规文件。将档案管理工作列入学校工作计划，年初有安排，年终有总结，事事抓落实。

五、采取措施提高档案收集水平

1、调整档案工作领导小组并建立档案兼管网络，各部门认真学习运河高等师范学校档案管理办法。（见附件一）

2、各部门根据本部门实际情况，参照《徐州市师范学校文书档案分类方案》，制定本部门的归档材料目录及时间表（见附件二）。各部门填制草表，报部门主管校长审定后交学校办公室。最后形成档案收集目录。

3、根据收集目录的内容、时间由档案室主动上门索要。

4、各部门交到档案室的材料要真实、准确、完整、规范、文字要简练。要履行清点核对、签字手续。

5、档案室定期发放档案管理的宣传材料及收集目录并负责业务指导。

6、向有关的教职工个人发放宣传材料，宣传有那些材料需要移交档案室（包括移交的方式、方法）及档案室保存的好处。

运河高等师范学校

二○○三年三月二十日

运河高等师范学校

档案管理领导小组

组  长：户振江

副组长：吕立言  毛国良  丁彦华

成员：  高立波  顾  伟  薛宗梅  李凤启吴作勤  汤  秋毛贵阳  徐淑侠

档案管理员： 于  钧

档案各部门兼管网络

运河高等师范学校档案管理办法

第一章                                                    总  则

    第一条为了加强学校档案工作的业务建设，不断提高档案工作科学化、规范化、现代化管理水平，更好地为学校教育教学工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、及徐州市教育局档案的有关规定，结合本校实际情况，制定本办法。

    第二条档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。

第三条 坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。

第二章  档案工作体制、机构和干部配备

    第四条各处室必须依照档案法律、法规规定参与档案工作、配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。

    第五条校长办公室负责本单位档案室工作，业务上受徐州市档案局、教育局、邳州市档案局的监督和指导。

    第六条各处室的档案工作受校长办公室领导，并有一名处室负责同志分管，与学校档案室建立档案工作网络。

第七条学校档案管理人员要认真学习档案业务和专业知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。

第八条 学校档案管理人员要相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在调离档案工作岗位时，应听取授予职称的档案业务管理机关的意见，同时档案干部调离前应办理交接手续。

第三章  档案工作的任务

    第九条负责管理本单位党、政、工、团等组织和内部机构所产生的全部档案，为本单位各项工作服务。并对各处室和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案的完整与准确。

    第十条根据提供利用的实际情况需要，编制各种适用的检索工具，开展档案编研工作，大力开发档案信息资源。

第十一条 参加单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工验收和设备仪器开箱等活动。

第四章  文件材料的立卷与归档

第十二条根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，本单位在工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案均应归档，凡工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、教学、会计及各处室形成的文件材料），均由各处室档案兼管进行收集、整理、立卷并及时向档案室归档，统一管理。

    第十三条档案室对归档的案卷应进行检查、对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。

    第十四条 各处室的档案应在规定期限内向档案室移交归档。交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。

    第十五条文书档案按年度进行整理立卷，在次年的六月份以前归档。

    第十六条教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次年的12月份以前归档。

    第十七条会计档案在会计年度终了后整理立卷，由财务部门保存一年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的上半年向档案室移交归档。

    第十八条教科研活动中形成的科研文件材料在科研项目评审鉴定后三个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。

    第十九条基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后三个月内，由项目负责人按归档范围向校档案室移交归档。

    第二十条凡价值一万元以上的仪器设备在购置、安装、使用活动中形成的科技文件材料采取随时归档方法，设备部门应通知有关档案人员参加仪器设备的开箱验收活动。

    第二十一条声像档案形成后要随时整理，及时归档，既由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。

第二十二条 荣誉档案一般在活动结束后三个月内归档。

第二十三条 电子档案一般在次年六月份前向档案室移交归档。

    第二十四条各处室工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时向档案室移交归档。

第二十五条 凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于长久保存。

第五章  档案的整理和保管

第二十六条 档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目、卷内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。

1、制定档案分类方法，按照此方案指导文件分类、排列组合。

2、将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。

3、将案卷内文件排列顺序调整或固定下来编写页号，填写卷内文件目录。

4、将同一类案卷按一定标准初步排列起来。

5、填写备考表、装订、填写案卷封面。

6、确定案卷排列的顺序，按排列顺序逐卷编制案卷号。

7、按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成案卷目录。

第二十七条 档案应有专门的档案库房，存放地点应坚固、干燥、通风，并做到“八防”即防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防高温、防有害气体。定期检查保管状况，发现问题及时处理，保证档案的安全与完整。

第六章  档案的提供利用

    第二十八条档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用，为本单位开展各项工作服务。

    第二十九条档案室应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。

    第三十条档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必须严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还时要进行检查，及时注销。

    第三十一条借阅档案者要遵守借阅制度不得在档案上圈点、涂改、划道、污损，如有违者，承担法律责任。

第三十二条 借阅人因公出差、出国、调动、离退休等须将所借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要时可办理续借手续。

第三十三条 制发档案证明和答复函调（证明要注明出处和根据不得擅自解释）制发证明要仔细核对，经领导审阅后，加盖公章。

第七章  档案的鉴定和销毁

第三十四条 档案室根据市档案局转发国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、徐州市档案局、邳州市档案局制定的档案案卷类目及保管期限表，编制单位的档案保管期限表。（本校保管时间表）

 第三十五条 档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在档案分管领导主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组对无保存价值的档案进行登记造册，经单位领导人批准报上级部门审核后销毁。

第三十六条 销毁档案要明确销毁人和监销人，由其负责送上级保密机关规定的保密部门进行监销。销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期，并签名盖章。

第八章  档案的统计与移交

第三十七条 档案室应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计并按照规定分别向上级机关和档案业务主管机关报送档案工作的基本情况统计表。

第三十八条 各处室的档案由本单位档案室集中统一管理，根据保管期限妥善保管。

第三十九条 机构撤销、合并时，要在机构变动前组织专人整理好档案，按规定向有关部门移交，并办理移交手续。

第九章   档案的借阅

第四十条 凡本校教职工、学生查阅档案必须严格履行查阅手续。
　　第四十一条 因工作需要拟抄录档案，须经办公室主任同意，抄件要经检查校对方可带出。

第四十二条 档案资料一般不借出室外使用，确因工作需要必须借出时，须经办公室主任签批同意，并限期归还，最长时间不得超过一周。非党员干部不能查阅干部人事档案。

第四十三条 在接交档案时双方要认真检查案卷的完整情况，发现问题当即追查责任。

第四十四条 借阅秘密、机密档案，须经本单位主要领导证明签批。查阅党委会议记录必须经党委办公室负责人批准，查阅校长办公会议记录或其他绝密档案，须经校长办公室负责人批准。借阅干部、人事档案，须经分管人事领导批准。

第四十五条 对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾划、涂改、撕页、照像等。借出的档案不准转借他人，要严加保管。如发现丢失、损坏，应按《档案法》的有关规定追究有关人员责任。

第四十六条 阅档人员要严格遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，视情节轻重给予批评教育，以至纪律处分。

第十章    档案的保密制度

第四十七条 档案工作人员应认真贯彻《保密法》，保守党和国家机密，严格执行档案各项规章制度。

第四十八条 档案工作人员要坚持原则，不携带档案文件外出，不随便谈论文件机密问题、严格履行档案调阅手续，不得私自向任何单位和个人提供档案资料。

第四十九条 非档案工作人员未经允许不得随便进入档案库房，更不得在档案库房内会客闲谈。

   第五十条 复制属于国家秘密的文件材料必须到上级部门指定的地点，摘录，引用、汇编其属于国家机密内容的按文件材料的原秘级管理。

第五十一条 需销毁的档案材料，要严格履行有关程序，编制销毁清册，经领导审批，报上级主管部门备案，销毁档案要指定专人监销或送市档案局统一监销，禁止擅自销毁档案。

第五十二条 保密档案的保管和利用，密级的变更和解密，必须按照《保密法》的规定办理。一旦发现，失泄密时，应立即采取补救措施，及时报告有关机关，并追究当事人的法律责任。

第十一章 附则

第五十三条  本办法与上级规定有抵触时，则依上级规定执行。

第五十四条  本办法自公布之日起施行。

江苏省教育学院运河分院

运河高等师范学校

二○○二年六月二十九日