1、人事档案材料的移交不用装订，不用注录，但移交时，须认真填写移交清单一式两份。

2、形成的人事档案材料，除学历、学籍材料须先交学校人事处拆封审核后，由学校人事处移交外，其余应由各单位有关人员直接送交学校档案馆归档。

3、归档的人事档案材料一般为办理完毕的正式文字或表格原件。如因特殊原因，有的材料原件确实无法收集归档（如获奖、培训等材料），可以收集与该材料有关的证书、文件或相关有凭证作用的材料复印件，但复印件必须经单位与原件核对审查，并注明“原件复印”等字样和核对日期，加盖公章（由学院收集归档的材料复印件须盖学院党委章）后移交。

4、归档的人事档案材料必须手续完备、齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章，应由本人签名的，须有本人签名；组织鉴定、审查结论等材料，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）；加入党（团）等组织的申请书、自传等材料，必须是申请人本人签名的材料。

5、归档的材料必须统一使用16开规格的办公用纸，最好使用碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

6、归档时间：应在形成正式材料或获得材料后的1个月内，由专人负责按要求把应归档的材料送交学校档案馆人事档案科归档；个人携带或持有档案材料的，须在得到材料后15日内将材料送交学校档案馆人事档案科归档。